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纵向贯通 横向联动——大赛工作组全方位保障大赛顺利举行

作者:孟祥沙 时间:2018-11-28 点击数:

为全力协办好2018年全国职业院校技能大赛职业院校教学能力比赛,学校成立了以院领导为组长的8个工作组,本着“服务无止境”的理念,以“济职服务,温暖到心”为宗旨,举全校之力为大赛提供最好的服务。

筹备期间,各工作组严密部署、精心准备、衔接到位,并做好应急预案,让远道而来的客人感受到了学校的精心服务。工作做起来远比说起来复杂,要想在各个细节上做好、做精就更加不容易了。当转动镜头,对焦每一个工作组,我们会看到大赛的圆满举行,凝聚了太多的心血和付出。

秘书组全员配合应对各项紧急任务

秘书组工作的特点之一是头绪多,涉及面很广,经常有很多紧急任务,变动性较强。《比赛指南》在编印过程中经过N次易稿,有时甚至1小时就要改7稿。副组长菅娉娉说:“单单只盯《比赛指南》的印刷就用了一天半,有些大赛材料的准备必须加班加点才能准备出来,即便如此,组里也没有一个人喊累!”制定工作手册时,只要其他工作小组有变动,秘书组就要及时修改,任何遗漏、沟通不畅等疏漏都会对工作质量造成影响。筹备大赛闭幕式期间,请示市政府、准备闭幕式议程、联系上级领导等工作需要多次沟通与核实方能最终确定,不仅考验耐心,更考验工作的精确度。秘书组全体成员共同备战,最终把各项工作安排得有条不紊,衔接有效。

接待组以最美的微笑欢迎每一位来客

8个服务组中,接待组的工作战线持续时间较长。“我们的工作贯穿大赛始终,要满足客人的吃、住、行需求,照顾特殊诉求。在接待中,小组根据截至时间往前推演每一项具体工作,争取不让客人多等一分钟”,副组长李明说。

本次接待组共联系12个酒店,由于客人人数、时间的不确定性,再加上接待压力大,小组只能动态性开展工作,这无疑是一个难点。接待组成员有老师,也有学生志愿者。接待期间,无论是在飞机场、火车站还是在酒店,他们从早500到晚1200都处在工作状态中。吃饭轮流,休息轮流。高强度的工作量,没有固定的休息场所,有的志愿者就干脆席地而坐,甚至坐着坐着就睡着了,让人不得不为之动容。

竞赛组以精密的赛场服务确保比赛顺利进行

 

竞赛组的工作都是在赛场内完成的。其中,最重要的环节是比赛场次抽签。我们最核心的工作就是比赛场次抽签,决定了整个工作的50%” ,副组长张松如是说。赛场抽签,决定了各参赛队伍的上下午场和整个比赛进程,对接下来的工作提供了方向。除了调试好抽签机器,小组还制定了人工抽签的应急预案,以备不时之需。与往年相比,今年竞赛组的工作有几大变化:由于赛场减少,每个赛场的作品增加,工作时间拉长,部分教职工要忙到晚上8点;进一步优化工作流程,与接待组及时沟通,730再将参赛选手接到学校,缩短了等候参赛的时间,秩序井然有序;与总务处和后勤保障组的配合更加有效,耗材使用减少,节约了经费。

宣传组高质量打造济职名片

宣传组筹备工作开展较早。在筹备好比赛的同时,也为了寄出一张最美的济职名片,宣传组一直高标准、严要求开展工作,体现在对宣传片《2018·新启航》拍摄上,也体现在对画册、手提袋、展板、道旗等等物料的设计,大赛全程的照相、录像,校内媒体宣传上。为了拍摄好宣传片《2018·新启航》,副组长蒋雪艳每天都跟拍摄者沟通到很晚,不断推敲宣传片各个篇章的内容以及配乐是否合适,力求在每个细节精益求精。为了制作画册,重新拍摄了大量的照片,校企合作、优秀教师代表等内容都是连夜挑选照片进行编版……手提袋、展板、道旗的设计,简洁、大方,背后都要经过组内成员的多次碰撞才能完成。比赛照相跟拍都是拍摄结束后抓紧时间挑片、修片,并与校内宣传对接使用。

活动组精准对接精心服务大赛

我们组的大赛任务总结起来,主要是招募并培训志愿者、闭幕式的筹备、拍摄《志愿者之歌》和《飞跃济职》两个电视片。活动组副组长张卫东说。济职校园里,穿着红色马甲的学生志愿者映入眼帘。你或许不知道,这些志愿者都是经过层层选拔的优秀学子。志愿服务组建之后,活动组采用专业老师与学生相结合的方式,定时定点对志愿者进行培训,在服务大赛的过程中也让同学们受到了良好的教育。“今年我们为闭幕式设置了入场券,准确测算领导、评委、各个参赛队和工作人员数量,制作了座区图,减轻了风华堂承载压力。1124日晚上更是一个不眠之夜,全体工作人员齐聚风华堂排席签调音响上台排练……”,副组长徐林哲说。在做好前两项工作之外,活动组拍摄了《志愿者之歌》和《飞越济职》,其中的辛苦亦是无法言说。

后勤保障组精细化管理做好生活和健康服务

大赛期间,由于各个赛场以及各个办公楼和教学楼用电量巨大,面临的首要问题是不能停电。针对这个问题,后勤保障组首先在赛前更换了线路老化、功率不高的电线,并运用智能化设备对线路进行了全部检测,从配电室到各楼层再到各教室,全网络解决了用电安全问题,移动发电车随时候命。“赛场的保洁升级为一级保洁,我们都要排兵布阵,做到随用随清,每一段每一片落实到人,分段分片进行”, 后勤保障组副组长高瑞南说。为保证客人身体健康,后勤保障组对食堂的全部食品进行留样,彻查不合格小食品流入学校综合超市,提前一周将自来水全部送检验部检测,让客人吃下放心饭、喝下放心水。“为了给各省市参赛选手提供高质量、高水平的医疗保障服务,校医院特邀济南市第三人民医院急救中心和我们校医院的工作人员坚守大赛赛场,开展医疗保障工作”,副组长龙希雲说。

安全保卫组巡逻检查安全演练做好各项预防工作

“做好预防工作,确保万无一失是我们组的主要使命”,安全保卫组副组长张兆欣说。为给大赛的圆满举办提供支持,安全保障组在大赛开始前就对锅炉房、食堂、热力、泵房、礼堂等关键场所进行了仔细的检查;增加安保人员数量,落实到点、位,明确各自工作,配备对讲机,调试、安装摄像头,做好各方面的准备工作;合理设计车辆进出路线,并进行三次紧急疏散演练,确保校内交通安全;制定安保工作方案和应急预案,做好两手准备。张兆欣指出,安全保卫组的各项工作并不是完全由各岗位人员独立完成,在落实好各岗位第一责任的同时,应情况变化,各方面可随时沟通,相互补充人手。

财务组以简洁高效的服务助力大赛圆满成功

比赛前期,财务工作组在遵守规范的前提下,多种方式减轻报账员负担,争取不让他们多跑一步路,多等一分钟。“按照学院教学能力比赛备赛协调会的要求,结合大赛管理规定和前两届大赛的实际情况,我们工作组拟定并多次修改了方案,在备赛的组织实施过程中,多次沟通、请示拟定大赛预算,提供了及时的、规范的服务”,财务组副组长魏中芬如是说。为发放好大赛劳务费,个别账号需要核实,财务处通过电话、手机短信等方式跟教职工沟通,“因为大家对帐号信息比较敏感,难免会被误会,小组成员用沟通和微笑化解,确保了报销等各项财务工作顺利进行,为大赛提供了支持”。

 

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